私たちが日々の業務を進めていく中で、気づかないうちにボトルネックになってしまうことがあります。
特に、自分の活動領域が広がってタスクが増えてくると、重要ではないが緊急なタスクが増え、それに対応しているうちに、重要だけど急ぎではないものに手が回らず…
重要ではない緊急なタスク、それ自体に対応しきれなくなると末期症状です。
ボトルネックのサイン
とあるプロジェクトにて。
Aさんは全体をマネジメントする役割でありながら、細かい業務も「大事だから、重要だから」という理由で自分で抱え込んでしまっていました。
その結果…他のメンバーとの情報伝達が滞り、業務の進捗が遅れ、Aさんへの信頼は低下する一方。良からぬ評判も飛び交い始めます。
Aさんも、メンバーへわざと迷惑をかけたくてやっているのではなく、Aさん自身の使命感・責任感から、自分のタスクをすべて抱え込んでしまったために起こったことだと思います。
一人の人間が1日にできることには限りがあり。
せっかく良いことを行っているのに、自分のキャパを超えるタスクを抱えてしまったためにボトルネックとなり、信頼や評判を下げるのは実にもったいないですね。
自分のスケジュールが埋まり、タスクが明らかに溢れてきているとき、それが「自分がボトルネックになる」サインだと思います。
このサインが出ているときは、そのまま一人で解消しようと努力することは控え、チームメンバーに相談するのが大切かと。
自分で整理することもできますが、チームメンバーに状況を伝えて客観的に見直していく方が、時間もかからず、質の高いタスク整理ができると思います。
タスクを整理してチームメンバーの力を借りる
タスクを整理したあとは、できるだけメンバーにタスクを任せること。
整理したタスクを自分が全部担ってしまったら、結局またタスクに溺れるので、NG。
使命感や責任感が強い人ほど自分でやりたがりますが、ここはグッと我慢して。
他のメンバーにタスクを任せることは、自分が手を抜いているのではなく、チーム全体の効率を上げるために必要なことであると、視点を変えるのが大事だと思います。
任せられたメンバーも「任せてもらった」となり、それぞれが自分で考えてコトを進めていくはず。
新しいアイデアも生まれる可能性が高まり、滞留していたプロジェクトのタスクも全体的に動き始めるので、チームの信頼関係も強化されていくでしょう。
まとめ
今回は、ボトルネックになることで生じる組織への影響と、ボトルネックになってしまったときの解決方法を書き留めてみました。
かくいう自分も、ボトルネックになっているときは多々あります。汗
これが起きないように、できる限りタスクは自分で持たずに、他の人に任せていく。
他の人ができるように、仕組み化する。
これらに取り組んでいきたいと思います。
